22.09.2017
PPK - jakie będą obowiązki pracodawcy?

Wejście w życie ustawy o Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK) przyniesie nowe obowiązki pracodawcom. Od lipca 2019 roku obowiązek utworzenia PPK dotyczyć będzie firm zatrudniających co najmniej 250 osób. Docelowo program PPK obejmie wszystkie firmy działające w Polsce i będzie obligatoryjny dla pracodawców.

 

Według założeń strony rządowej Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) mają objąć nawet 11,5 mln osób. Wprowadzenie PPK to duża operacja, nie tylko w kontekście finansowego zabezpieczenia przyszłości Polaków, ale również dla firm. PPK będzie obligatoryjny dla większości pracodawców, dlatego już dzisiaj warto przygotować się na wejście w życie PPK. Przeanalizowaliśmy najważniejsze obowiązki czekające pracodawców.

 

Obowiązek nr 1: obowiązek utworzenia PPK (umowa o zarządzanie PPK).

Najważniejszym obowiązkiem związanym z PPK, dotyczącym niemal każdego pracodawcy, będzie utworzenie Pracowniczego Planu Kapitałowego. Przez utworzenie PPK należy rozumieć podjęcie przez pracodawcę decyzji o wyborze instytucji finansowej oferującej PPK, która będzie gromadziła i zarządzała środkami uczestników danego PPK. Formalnym zwieńczeniem wyboru podmiotu zarządzającego PPK będzie zawarcie z nim przez pracodawcę umowy o zarządzanie PPK. Wybór firmy zarządzającej PPK powinien zostać dokonany przez pracodawcę w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub reprezentacją osób zatrudnionych u pracodawcy, jeżeli w firmie nie działają związki zawodowe. Stronami umowy o zarządzanie PPK będą podmiot zatrudniający i instytucja finansowa.

Podmioty (instytucje finansowe) zarządzające PPK będą licencjonowane - możliwe będzie oferowanie PPK tylko przez te podmioty, które spełniają warunki przewidziane ustawą o PPK. Do instytucji finansowych zarządzających PPK należeć będą towarzystwa funduszy inwestycyjnych, powszechne towarzystwa emerytalne oraz towarzystwa ubezpieczeniowe zamieszczone w tzw. ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. 

Obowiązek utworzenia PPK będzie rozłożony w czasie między pracodawców w zależności od wielkości danej firmy określonej liczbą zatrudnianych osób:

  • Od 1 lipca 2019 r. – podmioty, które zatrudniają co najmniej 250 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2018 r.
  • Od 1 stycznia 2020 r. – podmioty, które zatrudniają co najmniej 50 osób zatrudnionych według stanu na dzień 30 czerwca 2019 r.
  • Od 1 lipca 2020 r. – podmioty, które zatrudniają co najmniej 20 osób zatrudnionych według stanu na dzień 31 grudnia 2019 r.
  • Od 1 stycznia 2021 r. – pozostałe podmioty oraz jednostki sektora finansów publicznych.

 

Obowiązek utworzenia PPK - trzy wyjątki ustawowe.

Ustawa o PPK przewiduje trzy sytuacje, w których pracodawcy będą zwolnieni z obowiązku zawierania umów o zarządzanie PPK:

  1. Przepisy ustawy nie będą obejmować podmiotów, które w dniu 1 lipca 2019 roku będą prowadzić Pracowniczy Program Emerytalny (PPE) w ramach którego odprowadzane będą składki podstawowe w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, dla co najmniej 25% osób zatrudnionych w danym podmiocie.
  2. Drugim przypadkiem możliwości wyłączenia stosowania przepisów ustawy o PPK będą mikroprzedsiębiorcy, czyli podmioty zatrudniające mniej niż 10 pracowników. Warunkiem koniecznych wyłączenia mikroprzedsiębiorcy z obowiązku utworzenia PPK będzie złożenie przez wszystkie osoby zatrudnione w danym podmiocie deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK.
  3. Ostatni przypadek dotyczy podmiotu będącego pracodawcą, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą (np. rodzic zatrudniający nianię do dziecka).

 

Obowiązek nr 2: zapisanie obecnych pracowników do PPK (umowa o prowadzenie PPK).

Po utworzeniu PPK przez pracodawcę kolejnym obowiązkiem będzie zapisanie zatrudnionych osób do utworzonego pracowniczego planu kapitałowego. Formalnie będzie odbywało się to przez zawarcie przez podmiot zatrudniający, działający w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej, umowy o prowadzenie PPK z wybranym podmiotem zarządzającym PPK. Z tą chwilą osoba zatrudniona stanie się uczestnikiem PPK. Pracodawcy będą zobowiązani do zapisania do PPK wszystkich swoich pracowników w wieku do lat 55. Zapisanie do PPK osób zatrudnionych znajdujących się w przedziale wiekowym między 55 a 70 lat będzie następowało wyłącznie na wniosek takiej osoby, przy czym pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania takiej osoby o przysługującej jej możliwościach uczestnictwa w PPK. Pracownicy, którzy ukończyli 70 lat nie będą zapisywani do PPK przez pracodawców. Stronami umowy o prowadzenie PPK będą osoba zatrudniona i instytucja finansowa.

 

Obowiązek nr 3: zapisanie nowego pracownika do PPK (umowa o prowadzenie PPK) i transfer jego środków z PPK poprzedniego pracodawcy (wniosek o wypłatę transferową).

Następna grupa obowiązków spoczywających na pracodawcach w związku z PPK to grupa związana z pojawianiem się u danego pracodawcy nowozatrudnionych osób. W takim przypadku obowiązkiem pracodawcy będzie w pierwszej kolejności zapisanie do PPK nowego pracownika. Powinno to nastąpić w postaci zawarcia w imieniu i na rzecz takiej osoby umowy o prowadzenie PPK. Umowę o prowadzenie PPK dla nowego pracownika zawiera się po upływie trzech miesięcy od zatrudnienia w firmie, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia.

Po tym jak pracodawca zapisze nowozatrudnionego pracownika do PPK, powinien on także przeprowadzić transfer dotychczas zgromadzonych środków PPK u poprzednich pracodawców. W tym celu pracodawca składa w imieniu pracownika tzw. wniosek o wypłatę transferową. Wniosek jest następnie realizowany przez instytucję finansową zarządzającą PPK.

 

Obowiązek nr 4: bieżące administrowanie programem, w tym naliczanie i odprowadzanie składek PPK.

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy będzie bieżące administrowanie programem. W praktyce należy się spodziewać, że w dużej mierze pracodawcy będą wspierani w tym zakresie przez instytucje finansowe oferujące PPK. Nie zmienia to faktu, że z perspektywy administracyjnej, pracodawca powinien przygotować odpowiednie procedury postępowania w ramach PPK, zapewnić możliwości składania przez pracowników dyspozycji oraz dostosować system kadrowo-płacowy do naliczania dodatkowych składek (comiesięcznych wpłat do prowadzonego PPK).

 

Pozostałe czynności do wykonania przez pracodawcę.

Powyżej opisane obowiązki stanowią najważniejsze zobowiązania ciążące na pracodawcy w związku z prowadzonym Pracowniczym Planem Kapitałowym. Należy pamiętać o tym, że z wprowadzeniem PPK do danego podmiotu będą wiązać się także szereg innego rodzaju czynności do wykonania. Wśród najważniejszych z nich należy wymienić konieczność zaplanowania i zabudżetowania dodatkowych środków związanych z prowadzeniem PPK czy też konieczność prowadzenie działań informacyjnych wśród zatrudnionych pracowników.

 

Powrót